TozziniFreire explica Circular Susep 605 – guarda de documentos

Seguros e Resseguros

A partir de 1º de julho de 2020, entrará em vigor a Circular SUSEP nº 605, publicada em 29/05/2020, que estipula prazo para guarda de documentos e dispõe sobre armazenamento de documentos das operações de seguro, cosseguro, resseguro, capitalização, retrocessão, previdência complementar aberta e intermediação.

A Circular nº 605 uniformiza o prazo de guarda de documentos para todos os ramos de seguros em cinco anos, contados a partir da data da prática do ato, do término de vigência do contrato ou da extinção de obrigações dele decorrentes, a que for mais recente. Referido prazo é aplicável mesmo para os documentos gerados antes da entrada em vigor do novo regramento, o que é bastante positivo.

Essa redução era aguardada pelo setor, considerando que a Circular SUSEP nº 74, que tratava do assunto, era bastante antiga, de 1999, e não se coadunava com os prazos prescricionais previstos no Código Civil, ao estabelecer prazo de vinte anos para a guarda de documentos de seguro de pessoas, responsabilidades e capitalização.

O prazo de cinco anos será suspenso nas seguintes hipóteses: (i) decretação da liquidação extrajudicial ou ordinária da sociedade seguradora, sociedade de capitalização, entidade aberta de previdência complementar ou ressegurador local; (ii) quando houver tramitação de processo administrativo sancionador no âmbito da SUSEP ou processo judicial, bem como quaisquer causas legais interruptivas de prescrição.

A norma traz outra importante alteração, para abranger o âmbito de sua aplicação aos resseguradores locais, escritórios de representação de resseguradores admitidos, estipulantes e intermediários, além de sociedades seguradoras, sociedades de capitalização e entidades abertas de previdência complementar. Portanto, não apenas as supervisionadas diretamente pela SUSEP como também representantes de seguros estão sujeitos ao novo regramento, na condição de intermediários.

Apesar disso, a norma esclarece que, para os intermediários e estipulantes, devem ser mantidos somente os documentos expressamente exigidos por determinação legal ou regulamentação específica, ficando os intermediários e estipulantes dispensados da guarda de documentos que, por determinação legal ou regulamentação específica, sejam mantidos por entidades diretamente supervisionadas pela SUSEP.

A Circular também amplia os documentos que deverão ser armazenados, quais sejam:

I - contratação e suas respectivas oferta e subscrição;

II - alteração, averbação e cancelamento de contrato;

III - suspensão e reabilitação de cobertura;

IV - disponibilização de certificados, extratos e outras informações obrigatórias;

V - regulação e liquidação de sinistro ou benefício;

VI - resgate e portabilidade de recursos;

VII - concessão e pagamento de assistência financeira;

VIII - apuração e distribuição de resultados técnicos ou financeiros;

IX - apuração e pagamento de comissões, participações e pró-labore;

X - distribuição de títulos de capitalização e pagamento de sorteios e resgates; XI - cadastros dos clientes;

XII - outras operações que envolvam direitos e obrigações do contrato comercializado;

XIII - nota técnica atuarial e condições contratuais do produto, bem como o número de seu respectivo processo administrativo na SUSEP;

XIV - contratos de estipulação, de representação e aqueles realizados com fornecedores e prestadores de serviços;

XV - políticas, normativos internos, relatórios, atas de reuniões e documentos adotados em todas as fases dos processos de gestão de risco, controles internos e governança corporativa.

A Circular permite que os documentos originais eletrônicos sejam armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação da autenticidade, integridade e disponibilidade de tais documentos, sendo dispensada a guarda de documentos impressos, estabelecendo procedimentos de controle e governança para os procedimentos utilizados no processo de digitalização dos documentos, que devem ser registrados em manual específico da supervisionada e mantidos à disposição da SUSEP, sendo a auditoria interna da supervisionada a responsável por esse controle.

Finalmente, a Circular prevê que contratos de serviços de digitalização prestados por terceiros devem conter a permissão de acesso para a SUSEP a todas as documentações contratuais e às informações referentes aos serviços prestados, bem como às dependências do contratado, sendo de extrema relevância que as supervisionadas estejam atentas a essas adaptações.

Nosso time de seguros e resseguros está à disposição para prestar quaisquer esclarecimentos necessários.

Fonte: Ketchum